Расставить приоритеты, чтобы бить прямо в цель

Расстановка приоритетовКогда дел много, а времени и ресурсов мало (то есть всегда), предельно важным становится умение руководителя правильно расставлять приоритеты. Руководитель должен видеть ситуацию системно и ставить в первый приоритет именно те задачи, которые дадут максимальный результат. Ситуация осложняется еще и тем, что, если ты не собственник предприятия (то есть, в 99% случаев), то тебе придется объяснять своему руководителю, собственнику, смежникам и даже сотрудникам (да, им тоже важно это понимать), почему твое подразделение занимается именно этим и именно сейчас.

Хорошим способом расстановки приоритетов для достижения максимального результата за минимальное время и отображения логики этой расстановки является построение «сети проблем и решений«.

Этот метод немного похож на причинно-следственную диаграмму, используемую в управлении качеством, но он принимает во внимание, что взаимосвязи между проблемами не всегда организованы иерархически, а также более ориентирован на нахождение приоритетного решения.

Твой план

  1. Подготовься. Пригласи сотрудников, которые хорошо знают текущую ситуацию и могут помочь тебе выявить всю проблематику и предложить решения. Открой Визио или приготовь доску и наклейки post-it.
  2. Собери основные проблемы. Накидай на диаграмму все проблемы, которые есть сейчас. Одна проблема — одна фигура. Не путай проблемы с решениями. Проблема — это возможность чего-то или отсутствие чего-то, нужного для выполнения целей организации. А решение — это призыв к конкретным действиям. На этом этапе мы занимаемся только проблемами, а решениями займемся чуть позже.

    Перечисли проблемы

    Все плохо и кажется, что тебя скоро уволят.

  3. Найди причины и расставь взаимосвязи между проблемами. Есть ли связи между проблемами, которые ты обозначил в предыдущем пункте? Что из вызывает? Помести на диаграмму причины этих проблем и расставь связи в виде стрелок, идущих от проблемы-причины к проблеме-следствию.

    Расставь взаимосвязи между проблемами

    Стало понятно, что причина всего — плохое качество, вызываемое несколькими факторами.

  4. Выдели корневые проблемы. Корневые — это те, к которым на диаграмме не подходит ни одной стрелки. Именно над ними и нужно работать, так как без их решения ты будешь заниматься всего лишь «лечением симптомов», а это сизифов труд, который придется повторять снова и снова.

    Выдели корневые проблемы

    Вот они — четыре корневых причины, четыре всадника апокалипсиса.

  5. Предложи решения и покажи их взаимосвязь с проблемами. Ответь на вопрос «что нужно сделать, чтобы решить корневые проблемы»? Накидай на диаграмму идеи решений корневых проблем. Одно решение — одна фигура. Стрелками обозначь, какие решения решают какие корневые проблемы. Стрелки идут от решений к проблемам. Возможны отношения «много-ко-многим».

    Найти идеи решений и покажи их взаимосвязь с проблемами

    Идей решений много, но с чего начать? Что даст наибольший результат?

  6. Расставь приоритеты. В первом приоритете к исполнению должны стоять решения, от которых отходит наибольшее количество стрелок, то есть, решающие наибольшее количество корневых проблем — именно они позволят тебе достичь максимальных результатов. (На самом деле, в первый приоритет нужно ставить решения, которые решают наибольшую по сумме тяжести группу корневых проблем и проблем-последствий, вызываемых ими, но можно обойтись и вышеизложенным, более простым правилом).

    Выбери приоритетное решение

    Упрощение процесса не только улучшит качество, но и снимет необходимость в избыточной автоматизации и упростит обучение. Поскольку упрощение снимает сразу несколько проблем, а остальные решения действуют более локально, то именно его нужно поставить в приоритет.

Результат

В результате ты получишь:

  • Системное понимание текущей проблематики
  • План работ, позволяющий достичь максимальных результатов за минимальное время
  • Четкое видение приоритетов у тебя и твоей команды
  • Возможность наглядно продемонстрировать твоему руководителю и твоим смежникам, почему ты распланировал свои действия именно так

Кстати, этот метод отлично применим не только в работе, но и при выходе из запутанных личных ситуаций.

Заключение

Ты, как каждый руководитель, несешь крест ответственности за курс, которым ты ведешь свою команду. Сегодня слишком много управленцев повторяют подвиг Ивана Сусанина. А твоя задача — быть Данко.

См. также: «Начни с главного»: Как правильно расставлять приоритеты (обзор книги в The Village)


Дочитал до конца? Я рад, что тебе понравилось. В качестве ответного одолжения ответь, пожалуйста, в комментариях на один вопрос:

В чем причина неправильных решений руководителей?

comments powered by HyperComments