Общение с сотрудниками: оперативки или личные встречи?

система общения с подчиненными«Самая большая проблема в общении — это иллюзия, то оно произошло» — Джордж Бернард Шоу

Сложно спорить с тем, что эффективная коммуникация — это первое, что ты должен уметь, как руководитель. В строгом смысле слова руководитель сам ничего не делает (и не должен). Его основная роль — через делегирование и контроль организовывать выполнение задач своими сотрудниками. Если ты не способен правильно поставить систему общения с ними, то и никакого делегирования и контроля (а следовательно, и выполнения задач) просто не произойдет.

Одним из вопросов, который встает перед руководителем при организации подобной системы, является форма общения. Что выбрать: оперативку или личные встречи?

В этой статье я сравниваю разные формы системного общения, то есть, общения, происходящего в одной и той же форме регулярно, по расписанию. Встречи, назначаемые по необходимости для обсуждения конкретного вопроса, работают по другим принципам.

Сравнение

Оперативки: плюсы и минусы

Оперативка (она же летучка, она же планерка, она же «пятиминутка позора») — это регулярное собрание всех прямых подчиненных со своим руководителем, на котором все участники находятся на собрании от начала и до конца, по очереди заслушивая выступления каждого из участников. (Мне больше нравится название «летучка» — оно отражает стремление к тому, что подобные встречи должны быть максимально сжатыми.)

Плюсы:

  • Скорость: можно быстро поговорить с большим количеством людей — донести информацию, видение, ответить на вопросы
  • Открытость: все слышат, что происходит у других
  • Обучение: возможность взаимного обучения, если все члены команды занимаются одним и тем же
  • Мотивация: можно похвалить кого-то «перед строем»
  • Сплоченность: у участников укрепляется чувство команды в процессе общего обсуждения

Минусы:

  • Низкая отдача:
  • Сложность:
    • сложно всех собрать в одно время в одном месте
    • не все умеют технично работать с большой аудиторией
  • Смущение:
    • люди не любят, когда их публично оценивают
    • не все люди хотят «светиться» перед аудиторией и начинают отмалчиваться

Личные встречи: плюсы и минусы

Личная встреча (встреча «один-на-один», в западной литературе используется термин «one-on-one» или сокращенно «1:1») — регулярная встреча, на которой присутствуют только руководитель и подчиненный, где «с толком, с чувством, с расстановкой» обсуждаются вопросы, так или иначе касающиеся этого подчиненного.

Плюсы:

  • Простота: проще назначить, не нужно подстраиваться под большое количество людей
  • Детальность: руководитель глубоко понимает, что происходит у сотрудника
  • Отношения: возможность обсудить нерабочие вопросы и построить личные отношения
  • Выход на действия: возможность составить индивидуальный план действий сотрудника
  • Конфиденциальность:
    • возможность обсудить конфиденциальные вопросы, такие как зарплата и отношения с другими сотрудниками
    • возможность свободно дать корректирующую обратную связь

Минусы:

  • Время: уходит много времени на беседу с каждым подчиненным
  • Разобщенность: у каждого члена команды слабое понимание того, что происходит на других участках

См. также: Регулярные личные встречи.

Вывод — необходимо правильное сочетание

Каждая форма общения имеет свой набор плюсов и минусов и, как бы ни хотелось определиться и работать по одному формату, очевидно, что оптимальным будет найти правильное их сочетание.

Твой план

1. Определи свой преобладающий формат

Поняв сильные и слабые стороны каждого из форматов, необходимо определиться, какой из них составит основу твоей системы коммуникаций с сотрудниками.

Когда строить систему общения на базе оперативок:

  • когда для команды нужно постоянно доносить большой объем информации, касающейся всех, и отвечать на вопросы по ней (например, новые товарные поступления)
  • когда необходимо усилить чувство команды и улучшить внутренние коммуникации (например, при общей работе над большим проектом)
  • когда все члены команды занимаются одним и тем же (например, в отделе продаж)

Когда строить систему общения на базе личных встреч:

  • когда каждый член команды имеет набор уникальных задач
  • когда у подчиненных выездной характер работы и они не находятся в офисе одновременно

Выбрав преобладающий формат, не нужно забывать, что он не становится единственным. Если ты будешь строить общение с подчиненными на базе еженедельных оперативок, в любом случае тебе нужны личные встречи с каждым из них хотя бы раз в месяц. И наоборот, если основной формат работы — «один-на-один», то периодически необходимо устраивать общие встречи.

2. Назначь встречи в календаре

Встречи будут успешными, если:

  • они регулярно происходят в одно и то же время и все могут учитывать это время при планировании
  • у них есть четкая повестка, глядя на которую можно понять, на что будет потрачено время встречи

Поэтому для встреч в выбранном тобой преобладающем формате время должно быть забронировано в Outlook или GMail или в любом другом инструменте совместного планирования, которое вы используете, на долгое время вперед, чтобы никто не смог потом оправдываться, что это время «пересеклось с клиентской встречей».

Повестка встреч должна перетекать из одной встречи в другую. Решенные вопросы должны удаляться, а новые, появившиеся на встречах или в период между ними — добавляться.

Безусловно, что сами встречи, особенно в формате оперативок, должны соблюдать правила проведения эффективных совещаний.

3. Периодически проводи тонкую настройку

Однажды созданная система не может быть панацеей — меняются обстоятельства, задачи, соответственно должна подстраиваться и система общения с подчиненными.

А какая форма системной коммуникации оптимальна для тебя?

Какую регулярную форму общения применяешь ты? Почему? Какой твой опыт ее применения? Расскажи об этом ниже в комментариях!

comments powered by HyperComments
Опубликовано в Коммуникации, Личные встречи Метки: , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,